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Secrétaire

Secrétaire

Une secrétaire est un employé de bureau avec un large éventail de responsabilités allant de la réception d'appels téléphoniques (réceptionniste) au directeur adjoint (secrétaire personnelle).

Une secrétaire moderne doit généralement avoir la capacité de travailler avec un ordinateur personnel, la connaissance des langues étrangères, les compétences en communication, la culture de la communication, la ponctualité et l'exactitude.

Pour travailler en tant que secrétaire, vous n'avez pas besoin de connaissances, de capacités particulières, n'importe qui peut travailler pour lui. Pas certainement de cette façon. Pour travailler comme secrétaire, vous n'avez pas besoin d'être diplômé d'une université, il suffit de suivre des cours spécialisés. Les cours de secrétariat ne couvrent pas si peu: l'étude de la communication d'entreprise, l'éthique, la lecture rapide, la psychologie pratique, le travail de bureau, la dactylographie, les cours de sténographie, l'acquisition de la capacité à manipuler du matériel de bureau, le mini-échange téléphonique automatique, les compétences en 1C. En outre, les psychologues soulignent l'importance de qualités telles que: la capacité d'une personne à ressentir les autres subtilement et à répondre de manière adéquate au comportement des autres, la résistance au stress. Les psychologues appellent cet ensemble de qualités «intelligence émotionnelle». Tout le monde n'y parvient pas, ils n'enseignent pas cela à l'université, cela ne dépend pas de l'intelligence mentale d'une personne.

La secrétaire doit être une grande beauté aux longues jambes. Sa tâche est de décorer le bureau. Assez bien. Puisque le secrétaire est l'homme d'affaires de l'entreprise. Par conséquent, il doit nécessairement avoir le sens du style, la présence du bon goût. C'est la capacité de s'habiller magnifiquement, de parler avec compétence, de se comporter en société conformément aux règles élémentaires de l'étiquette commerciale qui forme la première impression de l'entreprise auprès des clients. Les partenaires commerciaux, qui communiquent d'abord avec la secrétaire, décident intuitivement s'ils traiteront ou non avec cette entreprise. Le responsable d'une structure d'entreprise, qui se soucie avant tout du prestige de son entreprise, ne mettra jamais une fille belle mais incompétente dans la salle d'attente. Il est conseillé d'organiser le travail du chef et du bureau - l'une des nombreuses fonctions du secrétaire.

Travailler comme secrétaire est facile. Il vous suffit de répondre aux appels, de préparer du café, de soumettre des documents pour signature. Non ce n'est pas. Les représentants de cette profession sont souvent confrontés au surmenage, à une réorganisation constante de leur emploi du temps en fonction de l'emploi du temps du chef. Travailler en tant que secrétaire est souvent épuisant sur le plan émotionnel. Lorsqu'il n'y a pas beaucoup de choses à faire, ce qui arrive très rarement, ils sont souvent chargés de travail supplémentaire, par exemple, les fonctions d'un chef de bureau, etc. Et si le patron est de mauvaise humeur, la secrétaire est la première à tomber sous la main chaude. De plus, une bonne secrétaire est le pacificateur de l'entreprise, elle est capable d'éviter une éventuelle "tempête". Ceci, bien sûr, ne figure pas dans le manuel d'entretien. Mais le degré de relation entre le secrétaire et le chef dépend de la capacité à «prendre un coup de poing». De plus, le secrétaire doit être en mesure de trouver un langage commun avec l'équipe, de maintenir des relations commerciales égales avec tous les employés, sans distinguer personne. En plus de ce travail psychologique habile, les tâches du secrétaire comprennent la conduite de la correspondance commerciale, la planification de la journée de travail du patron, la réponse à tous types d'appels, la réception des partenaires commerciaux, le suivi du travail de la réception, et parfois tout le bureau.

La secrétaire est une "fille de courses" pour l'accomplissement des "désirs" de l'entreprise, la figure du secrétaire dans l'entreprise n'est pas décisive. Le secrétaire, qui a réussi à gagner l'autorité de l'équipe et du patron, devient une sorte d '«éminence grise», de manière invisible, mais peut influencer significativement le travail de l'entreprise dans son ensemble. Souvent, le directeur se tourne vers la secrétaire pour obtenir des conseils, et c'est l'exécutif qui prend la décision finale du patron. Il est souvent mieux informé des affaires de l'entreprise que le chef et ses adjoints, et peut donner des conseils corrects et équilibrés dans le temps. La secrétaire donne le ton pour chaque journée de travail, affecte indirectement la tête. Par exemple, un lieu de travail bien organisé, la livraison en temps opportun des informations nécessaires facilite le travail du patron.

Le secrétaire n'a aucune possibilité de carrière. La profession n'implique pas une promotion. C'est en partie vrai. Le chef gardera un bon secrétaire à ses côtés. Le patron ignorera de toutes les manières possibles les demandes de promotion s'il a confiance en son employé et sait qu'on peut compter sur lui en toutes circonstances. Ainsi, le professionnalisme et le dévouement peuvent jouer une «blague cruelle» avec un employé. D'un autre côté, ces qualités mêmes peuvent devenir la base de l'évolution de carrière. Le secrétaire de service doit participer à tous les processus de l'entreprise, et c'est une expérience de vie acquise très importante et un bon départ pour l'avenir. Il existe de nombreux exemples où, après avoir travaillé comme secrétaire, des gens sont devenus des hommes d'affaires, des hauts fonctionnaires et des cadres supérieurs. De plus, une secrétaire qualifiée à notre époque peut gagner assez bien au niveau d'un grand top manager.

Le secrétaire est une profession de femme. Les hommes ne travaillent pas dans de telles positions. La plupart des femmes travaillent comme secrétaires. Cela est dû au fait que les femmes émotionnellement sont plus flexibles, il leur est plus facile de s'adapter à l'humeur, aux habitudes, au caractère du patron, à résoudre les conflits, etc. Cependant, les hommes sont également capables de s'acquitter des tâches de secrétaire. De nombreuses grandes entreprises donnent la préférence au sexe fort, renommant le poste de «secrétaire» en «directeur adjoint».

La profession de secrétaire est l'une des plus demandées sur le marché du travail. Oui, ça l'est. Toute entreprise a simplement besoin d'une personne qui garderait une trace de toute la documentation, rencontrerait les clients, servirait du café et protégerait le bureau du chef des visiteurs indésirables. De plus, c'était la «carte de visite» de l'entreprise.

Toute secrétaire est la maîtresse du directeur pour lequel elle travaille. C'est un mythe établi. Tout le monde autour de lui est sûr de lui, sauf le patron et la secrétaire. Un professionnel se distingue par le fait que s'il ne souhaite pas ce type de relation, cela ne se produira pas. Bien que les romances de bureau ne soient pas si rares. Il se trouve que le patron et la secrétaire passent beaucoup de temps ensemble au travail, traversent toutes les difficultés de l'entreprise, de sorte que des relations informelles naissent souvent entre eux. Mais il vaut mieux ne pas réduire la distance existante entre le patron et le secrétaire dans l'intérêt de l'entreprise.

Le secrétaire doit constamment sourire. Oui, ça l'est. Après tout, personne ne veut voir un employé triste, agressif ou timide. Le poste de secrétaire oblige à traiter tous ceux qui se présentent à la porte du patron avec gentillesse, avec le sourire, et à escorter poliment les visiteurs indésirables jusqu'au patron. Il existe même des formations spéciales qui vous apprennent à sourire lorsque vous en avez besoin.


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